医药行业财务经营可视化解决方案

一、         行业背景

        XX大药房连锁有限责任公司成立于20191111日,是XX集团的控股子公司,经营项目有药品批发、零售;互联网直播服务,保健食品销售、医疗器械销售、医用口罩批发等。

二、         项目背景

        财务核算系统统一使用XX集团建设的用友NC系统,在业务经营层面使用XX医药连锁零售系统,由于财务及业务系统未实现互联,财务人员在处理业务所产生的财务凭证时需要大量通过手工重复录入,导致效率低下,且存在诸多的差错风险,为了切实解决相关问题,实现业务到财务的一体化、自动化,此次在数据层打通业务到财务的数据自动传递。

        总体计划通过建立中间数据库,通过底层数据层进行数据对接,将财务需要的数据汇总后定时按沟通数据表格式存放到中间库,用友将定时在中间库取相关数据并按照财务入账规则转化生成财务凭证。

三、         企业痛点/需求

目前公司有1000多家零售门店,每天会有大量的交易数据,需要从众多的数据里面去分析销售、会员、商品、库存等多个主题的大概100多个指标,通过这些指标去分析门店、区域、公司整体的运营情况。

首先,所有的指标主要靠业务人员手工通过EXCEL加工指标,由于业务人员精力和数据的原因只能加工十几个核心的指标,通过核心指标结合个人经验去调整公司的运营策略。由于能看到指标比较少,导致能够看到的数据视角片面,影响决策的准确性。

另外,为了满足公司领导、区域负责人、店长不同的层级对数据的需求,以往都是在微信群里发送EXCEL,数据安全性和及时性没有办法保证,有时候数据需求会滞后很久。

因此,公司需要建设完善的指标系统,告别手工处理方式,保障数据的及时性、准确性和安全性。

四、         解决方案

(一)针对指标加工和数据传递等问题,公司主要从三个方面去解决:

一是实现指标看板的固化,通过系统替代人工的方式,保证指标看板的效率和数据的安全性。同时,通过系统替代人工的方式,之前只能看到十几个核心的指标,现在已经扩充到上百个运营指标,搭建了一整套指标体系,通过指标之间的钻取、联动,发现不同指标之前的关联性,提供了全局的数据视野,辅助不同层级领导的决策;

二是通过完善的数据权限控制,同一个模板不同的店长进来,只能看到自己门店的数据,由于指标计算的逻辑是相同的,所以对于整体的工作量并没有增加,很容易的实现了数据权限的控制;

三是将开发的指标看板快速的集成到企业微信里面,通过权限划分,总部领导、区域领导、门店领导都能够快速的查看所需的数据,随时查看,不受时间地点的限制,目前店员每天都会查看自己门店的数据,去分析和发现可以优化的空间,渐渐养成了数据辅助决策的习惯,这样使得我们的决策更加有依据。

(二)管理驾驶舱

展示高层领导关心的指标,通过收入趋势、利润、成本、毛利、费用等多指标、多维度分析公司的运营情况,及时调整和改变策略;同时可以点击不同的区域钻取到该区域的各门店去看更明细的数据,能够快速发现整体利润发生变化的区域和门店,随后进一步的去分析发生变化的原因,达到发现问题、定位问题、处理问题的流程。

五、价值

(一)领导数据习惯改变,领导只需要盯指标的完成情况,而不用每天都要要数据。

(二)指标体系完善,所有指标的维度和口径统一,可靠度高,对决策起到指导性作用。

(三)工作效率提高了90%以上,以前只能一周时间手工汇总计算十几个分析指标,现在指标、维度更加丰富,只需要几秒钟即可完成。

(四)通过指标系统的建设,员工养成了数据分析的习惯,提高了工作效率和积极性。